Vous souhaitez ouvrir un premier bureau de représentation dans un pays situé en dehors de l'Union européenne ?

Vous pouvez obtenir une prime de plusieurs dizaines de milliers d'euros.

Quelles sont les dépenses admissibles ?

L'aide porte sur :

  • les frais liés aux démarches administratives et à l'assistance juridique en vue de l'ouverture du bureau ;
  • les frais relatifs à la location du bureau, y compris les charges locatives, à l'exclusion des garanties locatives et pas de porte ;
  • les frais de rémunération relatifs au personnel affecté à ce bureau ;
  • les frais de missions du responsable du bureau dans la zone géographique ciblée par le bureau.

Il doit s'agir d'un bureau de représentation à partir duquel l'entreprise bruxelloise concernée pourra prospecter plus facilement le ou les marchés visés. Vous ne pouvez pas obtenir d'aide si le bureau est une unité de stockage, une unité de production de biens ou de services ou un point de vente.

Il n'y a donc pas d'intervention dans les frais d'investissement (capital investi ou acquisition de biens mobiliers ou immobiliers).

Avant toute demande, veuillez contacter Bruxelles Invest & Export qui vous accompagnera dans le développement et le suivi de votre projet.

De quelle intervention pouvez-vous bénéficier ?

Aide pour ouvrir un bureau de représentation hors UE [1]
Pourcentage de l'aide 50% des dépenses
Montant maximum d'aides 40.000 € la 1ère année
20.000 € la 2ème année
Nombre maximum d'aides 1 aide / 3 ans (date de notification de l'octroi de la prime)
et maximum 1 bureau par zone géographique

 

[1] Les montants indiqués sont hors TVA.

Quelles sont les modalités de paiement de l'aide ?

La prime est payée en trois tranches selon les modalités suivantes :

  • dans les deux mois de la signature du bail relatif au bureau de représentation, l'entreprise fait parvenir à l'Administration une demande de paiement de la première tranche de l'aide correspondant à 50% de la subvention octroyée pour les douze premiers mois de fonctionnement du bureau. Cette demande est accompagnée d'une copie certifiée conforme du bail ;
  • au plus tard 15 mois à compter de la date d'ouverture du bureau, l'entreprise adresse à l'Administration une demande de versement de la deuxième tranche de l'aide correspondant au solde de la subvention octroyée pour les douze premiers mois de fonctionnement du bureau. Cette demande est accompagnée des pièces justificatives relatives aux frais des douze premiers mois ;
  • au plus tard 27 mois à compter de la date d'ouverture du bureau, l'entreprise adresse à l'Administration une demande de versement de la troisième et dernière tranche correspondant à la subvention octroyée pour la deuxième année de fonctionnement du bureau. Cette demande est accompagnée des pièces justificatives relatives aux frais de la deuxième année.

Ces documents sont à introduire à la direction des Aides aux Entreprises, à l'attention du gestionnaire de votre dossier.

L'entreprise recevra un courrier mentionnant le montant effectif de la prime ainsi qu'une déclaration de créance. Elle devra compléter cette dernière et la renvoyer à la direction de la Comptabilité pour obtenir le paiement de la prime.

Comment introduire une demande ?

Avant d'entamer les démarches administratives relatives à l'ouverture du bureau :

  • contactez d'abord Bruxelles Invest & Export qui vous accompagnera dans le développement et le suivi de votre projet ;
  • introduisez ensuite une demande d'autorisation préalable (APR), au moyen du formulaire-type.

Si votre demande d'autorisation préalable est acceptée, vous pouvez entamer votre projet.

Vous serez alors amené à déposer votre dossier de demande complet dans les 90 jours de l'accusé de réception confirmant l'admissibilité de votre demande. Votre dossier doit comprendre :

  • le formulaire ad hoc dûment complété et signé ;[2]
  • une description détaillée de l'initiative ;
  • une argumentation de l'entreprise.

Ce dossier sera examiné par l'Administration avant la décision d'octroi.

Lorsque l'entreprise a introduit une demande de subside, elle est autorisée à poursuivre son projet sans attendre la décision. En cas de refus, l'entreprise devra supporter seule les dépenses engagées.

 

[2] Vous devrez notamment y communiquer votre plan stratégique visant la promotion du commerce extérieur où s'inscrit l'initiative pour laquelle vous sollicitez une aide.

Téléchargez le formulaire de demande et ses annexes

Pour remplir le formulaire de demande, nous vous conseillons de d'abord l'enregistrer sur votre ordinateur puis de l'ouvrir. Ainsi vous ne risquerez pas de perdre les données que vous y inscrirez.

Pour pouvoir remplir le formulaire, vous devez disposer d'Adobe Acrobat Reader version 8.1.2 ou ultérieure. Pour télécharger la dernière version, cliquez ici.
Si vous utilisez un Macintosh, veillez à ouvrir le fichier avec Adobe Reader (et non avec le lecteur PDF de Mac).

PDF Télécharger le formulaire de demande d'autorisation préalable (APR)

PDF Télécharger le formulaire pour le dossier de demande complet. Attention, vous devez d'abord introduire un formulaire de demande d'autorisation préalable avant de remplir ce formulaire-ci.

PDF Télécharger la liste des forfaits concernant les frais de séjour

 

Le formulaire accompagné de ses annexes doit être renvoyé : 

  • par courrier à l'adresse suivante :

Administration de l'Economie et de l'Emploi, Direction des Aides aux entreprises
Boulevard du Jardin Botanique, 20
1035 Bruxelles

  • ou par e-mail :

incitantexport@mrbc.irisnet.be, sans oublier d'avoir signé la dernière page.
Si vous envoyez votre demande par email, veuillez ne pas envoyer de copie par la poste.

Si une aide vous est octroyée, vous vous engagez à respecter certaines obligations.

Contact Contact

Bruxelles Economie et Emploi
Direction Aides aux Entreprises
Bd du Jardin botanique, 20
1035 Bruxelles
E Formulaire de contact
T02 800 34 30
T02 800 34 20
T02 800 35 20

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