Conditions à remplir pour les agences disposant d'une autorisation délivrée par la Région wallonne et/ou la Région flamande souhaitant exploiter une succursale en Région de Bruxelles-Capitale

Toute entreprise disposant d'une autorisation délivrée par la Région wallonne et/ou la Région flamande souhaitant exploiter une succursale en Région de Bruxelles-Capitale doit fournir les documents suivants :

  1. Un document d'identité officiel du demandeur s'il s'agit d'une personne physique ou des administrateurs ou gérants s'il s'agit d'une personne morale ainsi qu'un document d'identité officiel de la (des) personne(s) chargée(s) de la gestion journalière de l'entreprise.

    L'intéressé doit communiquer le contenu de sa carte d'identité électronique  ou une copie de son passeport ou à défaut une copie de tout document qui est considéré comme une pièce d'identité officielle.

  2. Un extrait de casier judiciaire délivré depuis trois mois au plus au nom du demandeur d'autorisation, et des administrateurs ou gérants s'il s'agit d'une personne morale, ainsi qu'au nom de la (les) personne(s) chargée(s) de la gestion journalière de l'entreprise.

    Lorsque l'intéressé est ressortissant d'un des Etats membre de l'Union européenne, ou de l'Association européenne de Libre-Echange, l'extrait du casier judicaire peut être remplacé par tout document émanant d'une autorité compétence de l'Etat d'origine dont il résulte que les personnes concernées répondent à l'exigence d'honorabilité.

  3. Les dispositions relatives à la société ou à l'association dont la loi prescrit la publication aux annexes du Moniteur belge, dans leur dernier état.

    L'activité d'agence de voyages doit être exercée à titre principal. Dès lors, l'objet social de la société ne reprendre que l'activité d'agence de voyages.

  4. Les certificats, diplômes ou autres documents susceptibles de faire foi de la compétence professionnelle du demandeur, s'il s'agit d'une personne physique, ou des personnes chargées de la gestion journalière s'il s'agit d'une personne morale.

    La compétence professionnelle du demandeur ou de la personne chargée de la gestion journalière peut être prouvée par le biais de certificats et autres documents : attestations, convention de stage, fiches de salaire, attestation du secrétariat social, anciens contrats d'emploi, … Certains diplômes permettent de voir la période d'expérience en agence de voyages diminuée. Diverses alternatives sont offertes aux ressortissants de l'Union européenne et de l'AELE.

  5. La preuve du dépôt du cautionnement auprès d'un organisme de dépôt et de consignation ou de la constitution d'une caution solidaire auprès d'une institution financière ou d'une compagnie d'assurances. Télécharger modèle d'acte de cautionnement.

    Si l'entreprise vend ses voyages ou séjours à forfait essentiellement par l'intermédiaire d'autres agences de voyages :
    • pour 20 employés au plus : le montant du cautionnement est de 50.000 euros augmentés de 25.000 euros par tranche de 10 employés.
    Si l'entreprise occupe :
    • de 0 à 2 employés : le montant du cautionnement est de 10.000 euros
    • de 3 à 5 employés : le montant du cautionnement est de 15.000 euros
    • de 6 à 10 employés : le montant du cautionnement est de  20.000 euros
    • plus de 10 employés : le montant du cautionnement est de 25.000 euros augmentés de 7.500 euros par succursale.
  6. Une copie du contrat d'assurance couvrant la responsabilité civile et professionnelle et du contrat couvrant les risques d'insolvabilité financière.

    Chaque agence de voyages est tenue de souscrire les deux polices suivantes et d'en fournir une copie :
    • une police d'assurance couvrant la responsabilité civile professionnelle de l'entreprise ;
    • une police d'assurance couvrant l'insolvabilité financière :
      Fonds de garantie voyages : Mme. Katia Dussart, mail@gfg.be 02/240.68.00
      Européenne : Mr. Marc Vandenthoren, marc.vandenthoren@europenne.be 02/220.33.10.

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